El Monasterio de Santa Rosa de Santiago, utilizó un detallado y riguroso sistema de registro para ordenar sus cuentas, tanto las entradas de dinero (cargo, ingresos o deberes) como las salidas (datas, gastos o haberes). Por lo general, aquellos informes estaban a cargo del síndico, con la colaboración de la Madre Abadesa y la Vicaria correspondiente. Algunas cuentas contienen además, documentos como la fiscalización efectuada por el Tribunal de Cuentas Diocesanas quienes aprueban, cuestionan o rechazan la presentación del estado de cuentas hecho por el síndico.
Los textos que se presentan a continuación, contienen información relativa a las cuentas efectuadas en el Monasterio de Santa Rosa de Santiago, durante los siglos XVIII y XIX. Las entradas incluyen cantidades recaudadas por censos, dotes, limosnas, arriendos de propiedades, entre otros. Las salidas presentan gastos en menudencias, botica y enfermería, alimentación, azúcar y hierba, festividades, salarios, sacristía, gastos extraordinarios, entre otros.